Mahnwesen im Handwerk: warum jede Woche zählt

Handwerksbetriebe gehen in Vorleistung. Material, Löhne und Fahrzeuge sind bezahlt, lange bevor das Geld vom Kunden kommt. Jede Woche, die eine Rechnung offen bleibt, finanzierst du deinen Kunden.

Pünktliche Zahlung ist dabei keine Selbstverständlichkeit. Im Atradius-Zahlungsmoralbarometer 2025, für das unter anderem Unternehmen aus der Baubranche befragt wurden, wurden 57 % der B2B-Rechnungen in Deutschland verspätet bezahlt. Laut Creditreform lag der durchschnittliche Zahlungsverzug im zweiten Halbjahr 2025 bei 7,50 Tagen.

Im Handwerk fehlt dabei selten das Wissen, sondern die Zeit. Wer tagsüber auf der Baustelle steht, schreibt abends ungern Mahnungen. Genau hier hilft ein fester Ablauf, der auch ohne dich weiterläuft.

Wann deine Rechnung fällig ist

Mahnen kannst du erst, wenn die Forderung fällig ist. Beim Werkvertrag – dem typischen Handwerkerauftrag – ist die Vergütung bei der Abnahme zu entrichten (§ 641 Abs. 1 BGB). Beim Bauvertrag kommt eine prüffähige Schlussrechnung hinzu (§ 650g Abs. 4 BGB).

Danach entscheidet die Zahlungsvereinbarung, wann dein Kunde in Verzug gerät:

  • Vereinbarter Termin: Habt ihr im Auftrag ein Zahlungsdatum vereinbart, etwa „zahlbar bis 30. Oktober 2026“, ist dein Kunde ohne Mahnung in Verzug, wenn er bis dahin nicht zahlt (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB).
  • Nach einer Mahnung: Ohne vereinbarten Termin tritt Verzug ein, wenn dein Kunde auf eine Mahnung nach Fälligkeit nicht zahlt (§ 286 Abs. 1 BGB). Ein Datum, das du nur einseitig auf die Rechnung schreibst, ersetzt die Mahnung in der Regel nicht.
  • 30-Tage-Regel: Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt Verzug auch ohne Mahnung ein (§ 286 Abs. 3 BGB).

Abschlagsrechnung mahnen

Bei größeren Aufträgen stellst du Abschläge in Rechnung. Das Gesetz erlaubt dir, Abschlagszahlungen in Höhe des Werts der erbrachten und vertraglich geschuldeten Leistung zu verlangen (§ 632a BGB). Eine fällige Abschlagsrechnung kannst du mahnen wie jede andere Rechnung.

  • Nicht auf die Schlussrechnung warten: Wer offene Abschläge liegen lässt, geht mit jedem Bauabschnitt weiter in Vorleistung.
  • Leistungsstand genau benennen: Beschreibe in der Abschlagsrechnung, welche Leistung du abrechnest. Das erschwert spätere Einwände.
  • VOB/B beachten: Hast du die VOB/B vereinbart, gelten dort eigene Regeln für die Fälligkeit von Abschlägen und Schlusszahlung.
  • Arbeit einstellen? Ob du bei offenen Abschlägen die Arbeit ruhen lassen darfst, hängt vom Einzelfall ab. Lass dich dazu beraten, bevor du die Baustelle verlässt.

Kunde zahlt die Handwerkerrechnung nicht: so gehst du vor

  1. 1

    Zahlungseingang prüfen

    Schau in dein Konto oder deine Buchhaltung. Manchmal hat sich die Zahlung nur verzögert, oder der Kunde hat einen Teil überwiesen.

  2. 2

    Nachfragen, ob etwas nicht stimmt

    Gibt es eine Reklamation, kläre sie zuerst. Mahnungen auf eine strittige Rechnung verhärten die Fronten.

  3. 3

    Freundlich erinnern

    Eine Zahlungserinnerung kurz nach Fälligkeit geht davon aus, dass die Rechnung übersehen wurde. Sie nennt Rechnungsnummer, Betrag und ein neues Datum.

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    Förmlich mahnen

    Bleibt die Zahlung aus, folgt die Mahnung mit fester Frist. Ab Verzug kannst du Verzugszinsen und die tatsächlichen Mahnkosten verlangen.

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    Letzte Frist setzen

    Die letzte Mahnung kündigt das gerichtliche Mahnverfahren an – sachlich und mit Datum.

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    Mahnbescheid beantragen

    Zahlt dein Kunde trotzdem nicht, beantragst du einen Mahnbescheid beim Mahngericht.

Verzugsregeln nach Kundenart (Basiszinssatz 1,52 %, Stand: Juli 2026)
RegelPrivatkundeGewerbekunde
Verzugszinsen (§ 288 BGB)5 Prozentpunkte über Basiszinssatz = 6,52 % p. a.9 Prozentpunkte über Basiszinssatz = 10,52 % p. a.
Verzugspauschalekeine40 € (§ 288 Abs. 5 BGB)
30-Tage-Regel (§ 286 Abs. 3 BGB)nur mit Hinweis auf der Rechnunggilt auch ohne Hinweis

Ein Beispiel: Eine Rechnung über 3.500 € an einen Privatkunden ist seit 60 Tagen im Verzug. Die Zinsen betragen 3.500 € × 6,52 % × 60 ÷ 365 = 37,51 €. Bei einem Gewerbekunden wären es 60,53 € plus die Pauschale von 40 €. Mahngebühren darfst du nur in Höhe deiner tatsächlichen Kosten verlangen, etwa für Porto und Papier.

Wenn der Kunde Mängel rügt

Hinter einer offenen Handwerkerrechnung steckt manchmal ein Streit über die Leistung. Rügt dein Kunde nach der Abnahme einen Mangel, darf er einen angemessenen Teil der Vergütung zurückhalten – in der Regel das Doppelte der Kosten, die die Beseitigung des Mangels erfordert (§ 641 Abs. 3 BGB).

Mahnst du in dieser Lage einfach weiter, riskierst du den Kunden und mahnst womöglich einen Betrag an, den er gerade zurückhalten darf. Besser: den Fall anhalten, den Mangel prüfen, beheben oder begründet zurückweisen – und erst dann weitermahnen. Den Teil der Rechnung, der nicht betroffen ist, schuldet dein Kunde trotzdem.

Mustertext: Zahlungserinnerung für Handwerksbetriebe

Zahlungserinnerung – Rechnung [Nr.] vom [Datum] Sehr geehrte Frau [Name] / Sehr geehrter Herr [Name], für die Arbeiten an [Objekt, Adresse] haben wir Ihnen am [Datum] eine Rechnung über [Betrag] gestellt. Bis heute konnten wir keinen Zahlungseingang feststellen. Vermutlich ist die Rechnung im Alltag untergegangen. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum] auf unser Konto [IBAN]. Die Rechnung finden Sie noch einmal im Anhang. Falls sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten hat, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos. Bei Fragen zur Rechnung erreichen Sie uns unter [Telefon]. Mit freundlichen Grüßen [Name, Betrieb]

Mahnungsmanagement mit HERO Software und ToolTime

Viele Betriebe schreiben ihre Rechnungen in einer Handwerkersoftware. Einige bringen ein eigenes Mahnwesen mit:

  • HERO Software hat ein Mahnwesen mit bis zu drei Zahlungserinnerungen und drei Mahnungen. Den Mahnlauf startest du selbst und gibst den Versand frei.
  • ToolTime verschickt Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung automatisch per E-Mail – allerdings nur mit ToolTime Pay. Ohne ToolTime Pay erstellst du Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben von Hand.

HERO Software und ToolTime haben eine Schnittstelle zu Lexware Office, die Rechnungen dorthin überträgt. Dort setzt DunningHero an: Es liest die offenen Rechnungen aus Lexware Office und mahnt nach deinem Zeitplan. Wie das im Einzelnen aussieht, zeigen die Seiten Mahnwesen für HERO Software und Mahnwesen für ToolTime sowie die Anleitungen Mahnungen automatisieren mit HERO Software und Mahnungen automatisieren mit ToolTime.

Der letzte Schritt: der Mahnbescheid

Hilft auch die letzte Mahnung nicht, beantragst du einen gerichtlichen Mahnbescheid. Das geht online über online-mahnantrag.de, eine Anwendung der deutschen Mahngerichte.

  • Nach Zustellung hat dein Kunde zwei Wochen Zeit für einen Widerspruch.
  • Widerspricht er nicht, beantragst du den Vollstreckungsbescheid – spätestens sechs Monate nach Zustellung des Mahnbescheids.
  • Legt er Widerspruch ein, entscheidet das Gericht in einem regulären Verfahren über die Forderung.

Halte deine Unterlagen bereit: Auftrag, Abnahme, Rechnung und die Mahnungen mit Datum. Mit der Erweiterung Gerichtlicher Mahnbescheid stellt DunningHero Forderung und Mahnverlauf zu einem Paket zusammen, dazu die Originalrechnung, wo deine Buchhaltung das PDF liefert (Lexware Office, sevDesk). Wie du den ganzen Ablauf vom ersten Erinnern bis hierher automatisierst, steht im Artikel Mahnprozess automatisieren.