In HERO Software entstehen bei vielen Handwerksbetrieben Angebote, Aufträge und Rechnungen. Seit HERO ein eigenes Mahnwesen mitbringt, kannst du dort auch Zahlungserinnerungen und Mahnungen erstellen. Diese Anleitung zeigt, wie das in HERO funktioniert, wo der Ablauf Handarbeit bleibt und wie du ihn mit DunningHero vollständig automatisierst. Einen Überblick über Fristen und Stufen im Handwerk findest du in Mahnwesen im Handwerk.

Mahnung erstellen in HERO Software: der Mahnlauf

Laut HERO (Stand 09/2026) ist das Mahnwesen semi-automatisch aufgebaut. Du legst bis zu drei Zahlungserinnerungen und drei Mahnungen fest, jede Stufe mit eigenem Intervall und eigenem Text. Zahlungserinnerungen verschickt HERO per E-Mail mit der Rechnung im Anhang, Mahnungen sind eigene Dokumente. Den Mahnlauf startest du selbst. HERO sammelt dann alle Rechnungen, die für die nächste Stufe anstehen, und so beschreibt HERO den Ablauf:

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    Stufen einrichten

    Lege fest, wie viele Zahlungserinnerungen und Mahnungen du nutzt, in welchem Abstand sie aufeinander folgen und welcher Text jeweils verschickt wird.

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    Mahnlauf starten

    Öffne den Bereich Buchhaltung → Mahnungen und starte den Mahnlauf. HERO stellt die überfälligen Rechnungen zusammen, die für die nächste Stufe fällig sind.

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    Vorschläge prüfen

    Geh die Vorschläge durch, bevor etwas verschickt wird. HERO betont, dass keine Nachricht ohne deine Freigabe rausgeht.

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    Versand freigeben

    Erst mit deiner Freigabe verschickt HERO die Schreiben. Für die nächste Stufe startest du später den nächsten Mahnlauf.

Wo der Mahnlauf in HERO an Grenzen stößt

HERO nimmt dir das Zusammensuchen der überfälligen Rechnungen ab. Den Anstoß gibst aber weiter du. Im Alltag heißt das:

  • Jemand muss den Mahnlauf starten. Bist du zwei Wochen auf der Baustelle oder im Urlaub, bleibt die nächste Stufe liegen – und mit ihr dein Geld.
  • Sechs Stufen sind das Maximum. Drei Erinnerungen und drei Mahnungen reichen vielen Betrieben. Wer freundlicher und feiner abstufen will, stößt hier an die Grenze.
  • Keine SMS, kein Einschreiben für dich. Einen SMS-Versand oder ein Einwurf-Einschreiben, das HERO für dich verschickt, haben wir nicht gefunden (Stand 09/2026).

Wie deine HERO-Rechnungen zu DunningHero kommen

DunningHero verbindet sich nicht direkt mit HERO, sondern mit deiner Buchhaltung. Laut HERO überträgt die Schnittstelle zu Lexware Office jede Rechnung, die du in HERO erstellst, automatisch dorthin, und Zahlungsdaten aus Lexware Office fließen zurück nach HERO. Genau dort setzt DunningHero an: Es liest aus Lexware Office deine Kunden, die offenen und überfälligen Rechnungen, die Zahlungseingänge und das Original-PDF der Rechnung.

Für dich heißt das: Du schreibst Rechnungen weiter in HERO. Nichts wird doppelt erfasst, nichts exportiert. Sobald eine Rechnung in Lexware Office bezahlt ist, schließt DunningHero den Fall beim nächsten Abgleich und schickt nichts mehr hinterher. Teilzahlungen, Gutschriften und Stornos erkennt DunningHero ebenfalls.

Automatisierung mit DunningHero einrichten

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    Schnittstelle in HERO prüfen

    Stell sicher, dass HERO deine Rechnungen nach Lexware Office überträgt. Eine Rechnung, die dort nicht ankommt, sieht DunningHero nicht.

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    Lexware Office verbinden

    Verbinde DunningHero per OAuth oder API-Schlüssel mit Lexware Office. Kunden, offene Rechnungen und Zahlungen kommen danach von selbst.

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    Stufen festlegen

    Wähle, welche der sechs Zahlungserinnerungen und drei Mahnstufen du nutzt. Jede Stufe bekommt eigene Wartezeit, eigenen Text und eigenen Kanal. Stufen, die du nicht brauchst, schaltest du ab.

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    Vorschau ansehen

    Lass dir jeden Text an einer echten Rechnung anzeigen, bevor ein Kunde etwas bekommt. Einzelne Rechnungen oder ganze Kunden pausierst du mit einer Begründung.

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    Mahnlauf in HERO ruhen lassen

    Starte in HERO keinen Mahnlauf mehr für Rechnungen, die DunningHero übernimmt. Warum, steht im Hinweis unten.

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    Versand aktivieren

    Der Versand ist bei jedem neuen Konto ausgeschaltet. Erst wenn du ihn einschaltest, verschickt DunningHero nach deinem Zeitplan. Mit einem Klick stoppst du alles wieder.

Muster: 1. Zahlungserinnerung per E-Mail

Betreff: Zahlungserinnerung zu Rechnung [Rechnungsnummer] Sehr geehrte Frau [Name], zu unserer Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] haben wir noch keinen Zahlungseingang gesehen. Vermutlich ist sie im Alltag untergegangen. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum] auf das in der Rechnung genannte Konto. Die Rechnung liegt dieser E-Mail noch einmal bei. Falls sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten hat, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos. Mit freundlichen Grüßen [Firmenname]

Nativ in HERO oder mit DunningHero: der Vergleich

Mahnwesen in HERO Software und mit DunningHero im Vergleich, Angaben zu HERO laut HERO, Stand 09/2026
Nativ in HEROMit DunningHero
StufenBis zu 3 Zahlungserinnerungen und 3 MahnungenBis zu 6 Zahlungserinnerungen und 3 Mahnstufen, einzeln abschaltbar
StartDu startest den Mahnlauf und gibst den Versand freiLäuft nach Zeitplan, sobald du den Versand aktiviert hast
KontrolleFreigabe jedes MahnlaufsHauptschalter, Pause pro Rechnung oder Kunde, Vorschau an echter Rechnung
KanäleE-Mail; Mahnungen als eigenes DokumentE-Mail, eigener Mailserver, Brief, Einwurf-Einschreiben, SMS (Brief und SMS als Zusatzmodul)
Mahngebühr und ZinsenAutomatische Berechnung nicht bestätigtMahngebühr pro Mahnstufe, Verzugszinsen nach § 288 BGB als eigene Zeile
Nach ZahlungZahlungsdaten kommen aus Lexware Office zurückFall schließt beim nächsten Abgleich, danach geht nichts mehr raus

Die Angaben zu HERO stammen aus HEROs eigenen Seiten (Stand 09/2026), die Quellen stehen am Ende. Was DunningHero für HERO-Betriebe im Einzelnen übernimmt, zeigt die Seite Mahnwesen für HERO Software automatisieren.

Was rechtlich gilt

  • Verzug: Mit einer Mahnung nach Fälligkeit gerät dein Kunde in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB). Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt Verzug auch ohne Mahnung ein – bei Verbrauchern nur, wenn die Rechnung darauf hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB).
  • Verzugszinsen: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Verbrauchern, 9 Prozentpunkte bei Geschäftskunden (§ 288 BGB). Mit dem Basiszinssatz von 1,52 % seit 1. Juli 2026 sind das 6,52 % bzw. 10,52 % im Jahr.
  • Verzugspauschale: Von Geschäftskunden kannst du zusätzlich 40 € verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB).
  • Mahngebühren: Ersatzfähig sind nur die tatsächlichen Kosten, etwa Porto und Papier. Setz sie lieber zurückhaltend an.
  • Abschlagsrechnungen: Eine fällige Abschlagsrechnung kannst du mahnen wie jede andere Rechnung.