Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Dieser Vertrag konkretisiert die Pflichten aus Art. 28 DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten, die d-automation GmbH (Auftragsverarbeiter) im Auftrag des Kunden (Verantwortlicher) durchführt, um Zahlungserinnerungen und Mahnungen zu erstellen und zu versenden.

Abruf offener Ausgangsrechnungen aus dem vom Kunden verbundenen Buchhaltungssystem, Speicherung in kanonischer Form, Erzeugung und Versand von Schreiben nach den vom Kunden festgelegten Regeln sowie die revisionssichere Protokollierung dieser Versendungen.

Betroffen sind die Rechnungsempfänger des Kunden. Verarbeitet werden Name, Anschrift, E-Mail-Adresse sowie Rechnungsdaten (Nummer, Datum, Fälligkeit, offener Betrag) und der Verlauf der versendeten Stufen.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden. Die im Produkt vorgenommenen Einstellungen — Mahnstufen, Fristen, Texte, Ausnahmen und der Hauptschalter für den Versand — gelten als solche Weisung.

• Mandantentrennung auf Datenbankebene durch Row Level Security.
• Verschlüsselung der Zugangsdaten zu Drittsystemen mit AES-GCM.
• Transportverschlüsselung (TLS) für alle Verbindungen.
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle und Zwei-Faktor-Authentifizierung für Administratoren.
• Unveränderliches Versandprotokoll je Vorgang.
• Regelmäßige Sicherungen mit dokumentiertem Wiederherstellungsverfahren.

Der Kunde stimmt dem Einsatz folgender Unterauftragsverarbeiter zu: Hosting-Anbieter, E-Mail-Versanddienstleister, Zahlungsdienstleister. Änderungen werden mit einer Frist von 30 Tagen angekündigt; der Kunde kann widersprechen.

Nach Beendigung des Vertrags werden die verarbeiteten Daten gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Der Kunde kann jederzeit einen Export seiner Daten anfordern.

Eine unterschriftsreife PDF-Fassung dieses Vertrags erhalten Sie auf Anfrage unter avv@….