ToolTime: Mahnung erstellen und das Mahnwesen automatisieren

Viele Handwerksbetriebe organisieren in ToolTime ihre Aufträge, Einsätze und Rechnungen. Für unbezahlte Rechnungen gibt es dort zwei Wege: Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben, die du von Hand erstellst, und ein automatisches Mahnwesen, das an ToolTime Pay gebunden ist. Diese Anleitung erklärt beide, zeigt die Grenzen und wie du über Lexware Office mit DunningHero automatisierst. Wie Fristen und Stufen im Handwerk allgemein funktionieren, steht in Mahnwesen im Handwerk.

Mahnung erstellen in ToolTime: der manuelle Weg

Laut ToolTime-Hilfe (Stand 09/2026) erstellst du Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben für Rechnungen mit dem Status „Unbezahlt“ oder „Überfällig“. Dafür brauchst du keinen Zusatzdienst:

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   Rechnung aufrufen

   Öffne die Rechnung über die Kundenhistorie, das Projekt oder die Rechnungsliste. Infrage kommen Rechnungen mit dem Status „Unbezahlt“ oder „Überfällig“.

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   Schreiben erstellen

   Erstelle daraus eine Zahlungserinnerung oder ein Mahnschreiben.

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   Versenden

   Lade das Schreiben herunter, druck es aus oder schick es per E-Mail an deinen Kunden.

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   Nachsehen, was raus ist

   ToolTime legt das Schreiben neben der Rechnung ab. So siehst du später, welche Stufe dein Kunde schon bekommen hat.

Automatisch mit ToolTime Pay

Automatisch mahnt ToolTime laut eigener Hilfe nur zusammen mit ToolTime Pay. Nach Fälligkeit verschickt ToolTime dann per E-Mail eine Zahlungserinnerung, eine 1. Mahnung und eine 2. Mahnung, jeweils mit dem Schreiben und der Originalrechnung. Laut ToolTime gilt dabei:

• Du hast ToolTime Pay aktiviert und die Verifizierung beim Zahlungsdienstleister Adyen abgeschlossen.
• Die Rechnung wurde per E-Mail aus ToolTime verschickt, mit aktiviertem ToolTime Pay.
• Eine Mahngebühr ist ab der 1. Mahnung möglich. Die Gebühr der 2. Mahnung ersetzt die der ersten, beide addieren sich nicht.
• ToolTime Pay kostet laut ToolTime 1 % pro Überweisung (höchstens 10 €) und 2,5 % pro Kartenzahlung.

Wo das Mahnwesen in ToolTime an Grenzen stößt

• Automatik nur mit ToolTime Pay. Ohne ToolTime Pay bleibt jede Zahlungserinnerung Handarbeit, und jemand muss daran denken.
• Nur für bestimmte Rechnungen. Rechnungen, die nicht per E-Mail aus ToolTime mit aktiviertem ToolTime Pay rausgegangen sind, laufen nicht automatisch mit.
• Drei Stufen, nur E-Mail. Nach der 2. Mahnung endet die automatische Kette. Einen Versand per Brief oder SMS haben wir bei ToolTime nicht gefunden (Stand 09/2026).

Wie deine ToolTime-Rechnungen zu DunningHero kommen

DunningHero verbindet sich nicht direkt mit ToolTime, sondern mit deiner Buchhaltung. ToolTime bietet eine Schnittstelle zu Lexware Office: Laut ToolTime überträgt sie abgeschlossene Rechnungen in Echtzeit oder rückwirkend für einen Zeitraum. Enthalten ist sie laut ToolTime in den Tarifen TEAM und MAX. DunningHero liest dann aus Lexware Office deine Kunden, die offenen und überfälligen Rechnungen, die Zahlungseingänge und das Original-PDF.

Maßgeblich für DunningHero ist also der Stand in Lexware Office. Was dort offen und überfällig ist, wird nach deinen Regeln gemahnt. Was dort bezahlt ist, nicht: Der Fall schließt beim nächsten Abgleich. Teilzahlungen, Gutschriften und Stornos erkennt DunningHero ebenfalls. Einen Überblick über Mahnwesen mit Lexware Office findest du auf der eigenen Seite.

Automatisierung mit DunningHero einrichten

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   Lexware-Schnittstelle in ToolTime prüfen

   Stell sicher, dass ToolTime deine Rechnungen nach Lexware Office überträgt. Nur was dort ankommt, sieht DunningHero.

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   ToolTime-Mahnwesen stilllegen

   Nutzt du das automatische Mahnwesen von ToolTime Pay, sorge dafür, dass es die Rechnungen nicht mehr mahnt, die DunningHero übernimmt. Wie das geht, klärst du in der ToolTime-Hilfe oder beim ToolTime-Support.

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   Lexware Office verbinden

   Verbinde DunningHero per OAuth oder API-Schlüssel mit Lexware Office. Kunden, offene Rechnungen und Zahlungen kommen danach von selbst.

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   Stufen und Kanäle festlegen

   Wähle, welche der sechs Zahlungserinnerungen und drei Mahnstufen du nutzt. Jede Stufe bekommt eigene Wartezeit, eigenen Text und eigenen Kanal: E-Mail, Brief oder Einwurf-Einschreiben, auf Wunsch mit SMS.

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   Vorschau ansehen

   Lass dir jeden Text an einer echten Rechnung anzeigen. Einzelne Rechnungen oder ganze Kunden pausierst du mit einer Begründung.

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   Versand aktivieren

   Der Versand ist bei jedem neuen Konto ausgeschaltet. Erst wenn du ihn einschaltest, verschickt DunningHero nach deinem Zeitplan. Mit einem Klick stoppst du alles wieder.

Nativ in ToolTime oder mit DunningHero: der Vergleich

Die Angaben zu ToolTime stammen aus ToolTimes eigener Hilfe und Website (Stand 09/2026), die Quellen stehen am Ende. Was DunningHero für ToolTime-Betriebe im Einzelnen übernimmt, zeigt die Seite Mahnwesen für ToolTime automatisieren.

Was rechtlich gilt

• Verzug: Mit einer Mahnung nach Fälligkeit gerät dein Kunde in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB). Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt Verzug auch ohne Mahnung ein – bei Verbrauchern nur, wenn die Rechnung darauf hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB).
• Verzugszinsen: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Verbrauchern, 9 Prozentpunkte bei Geschäftskunden (§ 288 BGB). Mit dem Basiszinssatz von 1,52 % seit 1. Juli 2026 sind das 6,52 % bzw. 10,52 % im Jahr.
• Verzugspauschale: Von Geschäftskunden kannst du zusätzlich 40 € verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB).
• Mahngebühren: Ersatzfähig sind nur die tatsächlichen Kosten, etwa Porto und Papier. Setz sie lieber zurückhaltend an.
• Abschlagsrechnungen: Eine fällige Abschlagsrechnung kannst du mahnen wie jede andere Rechnung.