Mahnprozess automatisieren: vom Zahlungsziel bis zur letzten Mahnstufe

Offene Rechnungen sind kein Randthema. Laut Atradius-Zahlungsmoralbarometer 2025 wurden in Deutschland 57 % der B2B-Rechnungen verspätet bezahlt, im Vorjahr waren es 51 %. Der Creditreform-Zahlungsindikator nennt für das zweite Halbjahr 2025 einen durchschnittlichen Zahlungsverzug von 7,50 Tagen. Wer von Hand mahnt, verliert dabei an zwei Stellen Zeit: beim Nachhalten und beim Schreiben.

Mahnprozess automatisieren: was das konkret heißt

Ein automatischer Mahnprozess ist kein Serienbrief. Er ist eine Kette aus Regeln, die jede überfällige Rechnung einzeln durchläuft – von der ersten Erinnerung bis zur letzten Mahnstufe. Die Software prüft jeden Tag, welche Rechnung welche Stufe erreicht hat, und verschickt das passende Schreiben.

Damit das zuverlässig funktioniert, braucht ein automatisches Mahnwesen vier Dinge:

• Aktuelle Daten: offene Rechnungen und Zahlungseingänge direkt aus deiner Buchhaltung, nicht aus einer Excel-Liste.
• Feste Stufen: für jede Stufe eine Wartezeit, einen Text und einen Kanal.
• Ein klares Ende: Sobald bezahlt ist, stoppt die Kette. Niemand bekommt eine Mahnung für eine Rechnung, die schon beglichen ist.
• Eingriffsmöglichkeiten: Du kannst einzelne Rechnungen oder Kunden jederzeit anhalten.

Was das Gesetz vorgibt – und was nicht

Die zentrale Vorschrift ist § 286 BGB. Zahlt dein Kunde nicht auf eine Mahnung, die nach Fälligkeit kommt, gerät er in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB). Erst ab dann kannst du Verzugszinsen und Ersatz deiner Mahnkosten verlangen.

Eine Mahnung ist nicht immer nötig. Das Gesetz nennt Ausnahmen:

• Vereinbarter Termin: Habt ihr im Vertrag einen Zahlungstermin nach dem Kalender vereinbart, etwa „zahlbar bis 15. Oktober 2026“, ist dein Kunde ohne Mahnung in Verzug, wenn er bis dahin nicht zahlt (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB).
• Vereinbarte Frist ab einem Ereignis: Auch eine Frist, die sich ab einem Ereignis nach dem Kalender berechnen lässt, ersetzt die Mahnung, etwa „innerhalb von zehn Kalendertagen nach Rechnungszugang“ (§ 286 Abs. 2 Nr. 2 BGB).
• 30-Tage-Regel: Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ist ein Kunde auch ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung ausdrücklich darauf hinweist.

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Brief, E-Mail oder SMS reichen, solange klar ist, dass du Zahlung verlangst. Deshalb kann auch ein Schreiben mit der Überschrift „Zahlungserinnerung“ rechtlich eine Mahnung sein. Den Zugang musst im Streitfall aber du beweisen. Die IHKs empfehlen deshalb, schriftlich zu mahnen.

Mahnstufen: ein Zeitplan, der funktioniert

Ein guter Zeitplan wird mit jeder Stufe bestimmter – durch Fakten, nicht durch Lautstärke. Die ersten Schreiben gehen davon aus, dass die Rechnung übersehen wurde. Die späteren nennen Beträge, Fristen und Folgen. So kann eine Kette aussehen:

Passe die Abstände an deine Kunden an. Stammkunden, die sonst pünktlich zahlen, brauchen vielleicht nur eine Erinnerung. Bei hohen Beträgen lohnt sich der Brief früher. Wichtig ist, dass jede Stufe eine konkrete Frist mit Datum nennt, zum Beispiel sieben oder vierzehn Tage. Der Hinweis vor Fälligkeit ist noch keine Mahnung und löst keinen Verzug aus. Er sorgt aber oft dafür, dass eine Rechnung gar nicht erst überfällig wird.

Mahngebühren und Verzugszinsen richtig ansetzen

Ist dein Kunde in Verzug, schuldet er Verzugszinsen (§ 288 BGB). Ihre Höhe hängt vom Basiszinssatz ab, den die Bundesbank zum 1. Januar und zum 1. Juli neu bekannt gibt. Seit dem 1. Juli 2026 liegt er bei 1,52 %.

• Verbraucher: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, also 6,52 % pro Jahr (§ 288 Abs. 1 BGB).
• Unternehmen: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, also 10,52 % pro Jahr (§ 288 Abs. 2 BGB). Dazu kommt eine Verzugspauschale von 40 € (§ 288 Abs. 5 BGB), auf die spätere Kosten der Rechtsverfolgung angerechnet werden.

Gerechnet wird: Betrag × Zinssatz × Verzugstage ÷ 365. Die Zinsen laufen ab dem Tag, an dem der Verzug beginnt, nicht ab dem Rechnungsdatum. Weil sich der Basiszinssatz zweimal im Jahr ändern kann, solltest du den Satz nicht fest in deine Vorlagen schreiben.

E-Mail, Brief, SMS: der passende Kanal je Stufe

E-Mail ist schnell und kostet nichts. Für die ersten Erinnerungen reicht sie fast immer. Ab der Mahnung wirkt ein Brief ernster, und er liegt dort, wo auch andere Rechnungen liegen.

Eine SMS eignet sich als kurzer Anstoß neben der eigentlichen Mahnung. Das OLG Hamm hat Zahlungsaufforderungen per SMS 2024 grundsätzlich gebilligt, wenn die Forderung berechtigt ist. Was du dabei beachten solltest, steht in unserem Artikel Mahnen per SMS: was erlaubt ist.

Worauf du bei Mahnwesen-Software achten solltest

Mahnwesen-Software gibt es viele. Die Unterschiede liegen im Detail. Diese Fragen helfen beim Vergleich:

• Verbindung zur Buchhaltung: Liest die Software offene Rechnungen und Zahlungen selbst aus, oder musst du exportieren?
• Stopp bei Zahlung: Endet die Kette, sobald die Rechnung bezahlt ist? Werden Teilzahlungen und Gutschriften erkannt?
• Kontrolle: Kannst du einzelne Rechnungen oder Kunden pausieren? Gibt es einen Hauptschalter, der alles anhält?
• Recht: Rechnet sie Verzugszinsen mit dem aktuellen Basiszinssatz? Legst du Mahngebühren je Stufe selbst fest?
• Kanäle: Nur E-Mail, oder auch Brief, Einschreiben und SMS?
• Nachweis: Siehst du für jede Rechnung, was wann an wen ging?
• Sprachen: Kannst du Kunden im Ausland in ihrer Sprache mahnen?

In fünf Schritten zum automatischen Mahnwesen

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   Buchhaltung verbinden

   Verbinde dein Buchhaltungsprogramm, damit offene Rechnungen und Zahlungen von selbst ankommen. Wie das im Einzelnen geht, zeigen die Seiten zum Mahnwesen mit Lexware Office, zum Mahnwesen mit sevDesk, zu FastBill und zu Papierkram. Schreibst du Rechnungen in HERO Software oder ToolTime, verbindest du Lexware Office, wohin sie übertragen werden.

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   Stufen festlegen

   Lege fest, wie viele Erinnerungen und Mahnungen du willst und wie viele Tage dazwischen liegen. Stufen, die du nicht brauchst, schaltest du ab.

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   Texte prüfen

   Passe die Texte je Stufe an und nutze Platzhalter für Rechnungsnummer, Betrag und Frist. Sieh dir das Ergebnis an einer echten Rechnung an, bevor es jemand bekommt.

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   Ausnahmen setzen

   Pausiere Rechnungen, zu denen es Rückfragen oder Reklamationen gibt, und nimm Kunden aus, die du persönlich betreust.

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   Versand aktivieren

   Erst wenn du den Versand einschaltest, gehen Schreiben raus. Ein Klick hält alles wieder an.

Wenn alle Stufen durch sind: das gerichtliche Mahnverfahren

Zahlt dein Kunde auch nach der letzten Mahnung nicht, bleibt der Weg zum Mahngericht. Den Antrag auf einen Mahnbescheid stellst du online über online-mahnantrag.de, eine Anwendung der deutschen Mahngerichte.

• Nach Zustellung des Mahnbescheids hat dein Kunde zwei Wochen Zeit für einen Widerspruch.
• Widerspricht er nicht, beantragst du den Vollstreckungsbescheid – spätestens sechs Monate nach Zustellung des Mahnbescheids.
• Mit dem Vollstreckungsbescheid kannst du die Forderung zwangsweise durchsetzen lassen.

Für den Antrag brauchst du die Forderung, die Rechnung und den Verlauf deiner Mahnungen. Ein automatischer Mahnprozess liefert diese Unterlagen nebenbei, weil jede Stufe mit Datum, Empfänger und Betrag festgehalten ist. Wie das in Handwerksbetrieben mit Abschlagsrechnungen und Mängelrügen aussieht, zeigt der Artikel Mahnwesen im Handwerk.