Mahnung erstellen in sevDesk – Schritt für Schritt und automatisch

sevDesk bringt ein eigenes Mahnwesen mit. Für die erste Mahnung brauchst du also keine Zusatzsoftware. Die Schritte unten folgen dem sevDesk-Hilfe-Center, Stand 09/2026. Laut Hilfe-Center sind Mahnungen ab dem Tarif „Buchhaltung“ enthalten.

Mahnung erstellen in sevDesk

Die erste Zahlungserinnerung

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   Überfällige Rechnung öffnen

   Öffne die Rechnung, deren Zahlungsziel abgelaufen ist.

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   „Mahnung / Zahlungserinnerung“ wählen

   sevDesk erstellt das Schreiben mit einem Klick direkt aus der Rechnung.

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   Versenden

   Über „Versenden / Drucken / Herunterladen“ schickst du es per E-Mail, druckst es oder lädst es als PDF herunter.

Die nächste Mahnstufe

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   Fällige Rechnungen filtern

   Gehe zu „Rechnungen“ und setze den Filter „Fällig“.

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   „Nächste Mahnung erstellen“

   Klicke bei der Rechnung auf die drei Punkte und wähle „Nächste Mahnung erstellen“.

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   Prüfen und versenden

   Prüfe Text und Beträge und verschicke die Mahnung wie oben.

Die Mahnfrist stellst du unter „Einstellungen“ → „System“ → „Aufträge & Rechnungen“ im Abschnitt „Mahnung“ ein. Nach unseren Recherchen begrenzt sevDesk die Zahl der Mahnstufen nicht.

Was sevDesk selbst automatisiert

Laut sevDesk-Marketingseite prüft sevDesk Zahlungseingänge automatisch, erkennt überfällige Rechnungen und erstellt und versendet passende Zahlungserinnerungen automatisch. Wie weit das reicht, hängt von deinem Tarif und deinen Einstellungen ab. Im Hilfe-Center haben wir vor allem den Weg über „Nächste Mahnung erstellen“ und die Mahnfrist dokumentiert gefunden.

Rechnungen kannst du aus sevDesk per Post über den Dienstleister emailbrief.de verschicken. Ob das auch für Mahnungen gilt, konnten wir nicht verlässlich klären. SMS oder Einschreiben haben wir in sevDesk nicht gefunden.

Wann sich DunningHero neben sevDesk lohnt

Reichen dir Erinnerungen per E-Mail, kommst du mit sevDesk gut aus. DunningHero setzt dort an, wo du mehr Stufen, mehr Kanäle oder mehr Kontrolle brauchst:

• Neun Stufen mit eigenem Takt. Bis zu sechs Zahlungserinnerungen und drei Mahnstufen, jede mit eigener Wartezeit, eigenem Text und eigenem Kanal.
• Ein Zeitplan für alle Kanäle. E-Mail, eigener Mailserver, Brief und Einwurf-Einschreiben laufen im selben Plan. Eine kurze Mahnung per SMS kann jede Stufe begleiten.
• Briefe, die wir verschicken. Wir drucken, kuvertieren, frankieren und versenden. Ab einer Mahnstufe deiner Wahl geht der Brief als Einwurf-Einschreiben raus, die Sendungsnummer steht am Fall.
• Sprache je Kunde. Deutsch, Englisch oder Französisch, pro Kunde festgelegt.
• Mahnbescheid-Paket. Forderung, jeder Mahnschritt und die Original-Rechnung in einem Paket, bereit für den Antrag beim Mahngericht.

sevDesk-Mahnungen mit DunningHero automatisieren

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   API-Token hinterlegen

   Du verbindest sevDesk mit einem API-Token. Kunden, offene und überfällige Rechnungen, Zahlungen und das Original-PDF der Rechnung kommen herüber.

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   Stufen und Texte festlegen

   Wartezeit, Text und Kanal je Stufe. Eine Mahngebühr je Mahnstufe (voreingestellt 5,00 €, je Stufe änderbar), Verzugszinsen nach § 288 BGB als eigene Zeile, standardmäßig mit dem Satz für Verbraucher.

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   Ausnahmen setzen

   Einzelne Rechnungen oder ganze Kunden pausierst oder schließt du aus, jeweils mit Begründung.

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   Versand aktivieren

   Der Hauptschalter steht am Anfang auf aus. Erst nach deiner Freigabe geht etwas raus, und ein Klick stoppt alles.

Sobald eine Zahlung in sevDesk verbucht ist, schließt DunningHero den Fall beim nächsten Abgleich. Danach geht nichts mehr raus. Tarife, Kanäle und Einrichtung im Überblick: sevDesk Mahnwesen automatisieren. Wie ein automatischer Ablauf grundsätzlich aufgebaut ist, erklärt Mahnprozess automatisieren.

Vergleich: sevDesk nativ und mit DunningHero

Nicht doppelt mahnen

Mahngebühren und Verzugszinsen: was gilt

Nach § 286 BGB gerät dein Kunde in Verzug, wenn er auf eine Mahnung nach Fälligkeit nicht zahlt. Ab dann stehen dir Verzugszinsen nach § 288 BGB zu: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Geschäften ohne Verbraucher 9 Prozentpunkte. Mit dem Basiszinssatz von 1,52 % seit dem 1. Juli 2026 sind das 6,52 % bzw. 10,52 % pro Jahr. Geschäftskunden schulden zusätzlich eine Pauschale von 40 €.

Als Mahngebühr erkennen Gerichte in der Regel nur die tatsächlichen Kosten an, etwa Porto und Papier. Ein Einwurf-Einschreiben dokumentiert den Einwurf, gilt aber seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 7. Mai 2026 (2 AZR 184/25) nicht mehr als Anscheinsbeweis für den Zugang.

Vorlage für die Zahlungserinnerung