Alle Angaben zu FastBill in diesem Artikel stammen aus dem FastBill-Hilfe-Center, Stand 09/2026. Menüpunkte können sich ändern; im Zweifel gilt die aktuelle Hilfe von FastBill.
Mahnung erstellen in FastBill
Im manuellen Mahnwesen legst du Zahlungserinnerungen und Mahnungen direkt an der Rechnung an:
- 1
Rechnung öffnen
Öffne die Detailansicht der unbezahlten Rechnung.
- 2
„Tools | Mahnungen“ wählen
Hier erstellst du eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung zu dieser Rechnung.
- 3
Mahngebühr ergänzen
Auf Wunsch fügst du eine Mahngebühr hinzu.
- 4
Prüfen und verschicken
Prüfe Text und Betrag und schicke das Schreiben an deinen Kunden.
Mahnung Vorlage in FastBill anpassen
Den Standardtext deiner Mahnungen änderst du in den Einstellungen bei den Vorlagen. So steht deine Formulierung in jeder neuen Zahlungserinnerung und Mahnung.
Das automatische Mahnwesen von FastBill
FastBill bietet ein automatisches Mahnwesen als kostenpflichtige Erweiterung an, abgerechnet je Mahnvorgang. Laut Hilfe-Center funktioniert es so:
- Es startet, wenn eine Rechnung vom Status „offen“ auf „fällig“ wechselt.
- Ein Mahnvorgang umfasst eine Zahlungserinnerung und bis zu drei Mahnungen. Die Fristen aller vier Stufen zählen ab dem Fälligkeitsdatum.
- Je Stufe legst du Frist, Text, Mahngebühr und Versandweg fest: E-Mail oder Post.
- Für den Postversand brauchst du Credits.
Eine automatische Berechnung von Verzugszinsen und einen SMS-Versand haben wir in FastBill nicht gefunden. Wie viele Mahnvorgänge in welchem Tarif enthalten sind, geben verschiedene Quellen unterschiedlich an. Prüfe das auf der Preisseite von FastBill.
FastBill-Mahnungen mit DunningHero automatisieren
DunningHero rechnet nicht je Mahnvorgang ab, sondern nach der Zahl der Rechnungen, die gleichzeitig überfällig sind. Die Kette hat bis zu neun Stufen. So richtest du sie ein:
- 1
FastBill verbinden
Mit deiner FastBill-E-Mail-Adresse und dem API-Key. Kunden, offene und überfällige Rechnungen und Zahlungen kommen herüber.
- 2
Stufen festlegen
Bis zu sechs Zahlungserinnerungen und drei Mahnstufen. Die erste Stufe zählt ab Fälligkeit, jede weitere ab dem vorigen Schreiben.
- 3
Gebühren und Zinsen einstellen
Eine Mahngebühr je Mahnstufe, nie auf einer Zahlungserinnerung; voreingestellt sind 5,00 €, den Betrag änderst du je Stufe. Verzugszinsen nach § 288 BGB rechnet DunningHero ab dem Verzugstag, standardmäßig mit dem Satz für Verbraucher, per Einstellung mit dem für Geschäftskunden, und weist sie als eigene Zeile aus.
- 4
Kanäle wählen
E-Mail, dein eigener Mailserver, ein Brief, den wir drucken und versenden, ab einer Stufe deiner Wahl als Einwurf-Einschreiben. Eine kurze Mahnung per SMS kann jede Stufe begleiten.
- 5
Versand aktivieren
Der Hauptschalter steht am Anfang auf aus. Erst nach deiner Freigabe geht etwas raus, und ein Klick stoppt alles.
Verbuchst du eine Zahlung in FastBill, schließt DunningHero den Fall beim nächsten Abgleich. Einzelne Rechnungen oder Kunden pausierst du mit Begründung. Tarife, Kanäle und Einrichtung im Überblick: FastBill Mahnwesen automatisieren.
Vergleich: FastBill nativ und mit DunningHero
| Funktion | Nativ in FastBill | Mit DunningHero |
|---|---|---|
| Manuell | „Tools | Mahnungen“ an der Rechnung | Nicht nötig; Pausieren und Ausschließen jederzeit |
| Automatik | Kostenpflichtige Erweiterung, abgerechnet je Mahnvorgang | Abrechnung nach Anzahl gleichzeitig überfälliger Rechnungen |
| Stufen | 1 Zahlungserinnerung + bis zu 3 Mahnungen | Bis zu 6 Zahlungserinnerungen + 3 Mahnstufen |
| Fristen | Alle ab Fälligkeitsdatum | Erste Stufe ab Fälligkeit, jede weitere ab dem vorigen Schreiben |
| Mahngebühr | Je Stufe | Je Mahnstufe, nie auf einer Zahlungserinnerung |
| Verzugszinsen | Keine automatische Berechnung gefunden | Nach § 288 BGB, als eigene Zeile |
| Kanäle | E-Mail oder Post (mit Credits) | E-Mail, eigener Mailserver, SMS-Hinweis, Brief, Einwurf-Einschreiben |
Nicht doppelt mahnen
Mahngebühren und Verzugszinsen: was gilt
Nach § 286 BGB gerät dein Kunde in Verzug, wenn er auf eine Mahnung nach Fälligkeit nicht zahlt. Ohne Mahnung tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein – bei Verbrauchern nur, wenn die Rechnung darauf hinweist.
Ab Verzug stehen dir Zinsen nach § 288 BGB zu: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, ohne Verbraucher 9 Prozentpunkte. Der Basiszinssatz liegt seit dem 1. Juli 2026 bei 1,52 %, also 6,52 % bzw. 10,52 % pro Jahr. Von Geschäftskunden kannst du zusätzlich 40 € Pauschale verlangen. Als Mahngebühr erkennen Gerichte in der Regel nur tatsächliche Kosten wie Porto und Papier an.
Ein Einwurf-Einschreiben dokumentiert den Einwurf in den Briefkasten. Als Anscheinsbeweis für den Zugang gilt es seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 7. Mai 2026 (2 AZR 184/25) nicht mehr.
Vorlage für die 2. Mahnung
Zweite Mahnung zur Rechnung [Rechnungsnummer] Sehr geehrte Damen und Herren, trotz unserer Mahnung vom [Datum der 1. Mahnung] ist unsere Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] weiterhin offen. Sie ist seit [Tage überfällig] Tagen überfällig. Offener Betrag: [Betrag] Mahngebühr: [Mahngebühr] Verzugszinsen: [Zinsen] Gesamtforderung: [Gesamtforderung] Bitte überweisen Sie die Gesamtforderung bis zum [Frist]. Geht bis dahin keine Zahlung ein, werden wir weitere Schritte einleiten. Mit freundlichen Grüßen [Name]
Wie ein automatischer Mahnprozess von der ersten Erinnerung bis zum Mahnbescheid aufgebaut ist, erklärt Mahnprozess automatisieren.