lexoffice heißt seit dem 24. September 2024 Lexware Office. Die Mahnfunktion ist geblieben: Du erstellst Zahlungserinnerungen und Mahnungen direkt aus einer offenen oder überfälligen Rechnung. Alle Angaben zu Lexware Office in diesem Artikel stammen aus dem Lexware-Hilfe-Center, Stand 09/2026.
Mahnung erstellen in Lexware Office (lexoffice)
Laut Lexware-Hilfe-Center läuft jede Zahlungserinnerung und jede Mahnung über die Rechnung selbst. So gehst du vor:
- 1
Überfällige Rechnung öffnen
Öffne unter „Belege“ die offenen oder überfälligen Rechnungen und wähle die Rechnung, die du anmahnen willst.
- 2
„Mahnen“ wählen
Klicke auf „Weitere Aktionen“ (die drei Punkte) und dann auf „Mahnen“.
- 3
Art des Schreibens festlegen
Entscheide, ob das Schreiben eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung wird. Für alle drei Mahnstufen gibt es Standardtexte als Vorlage.
- 4
Titel und Text anpassen
Titel und Einleitungstext kannst du ändern, etwa um eine neue Frist mit festem Datum zu nennen.
- 5
Versenden
Schicke das Schreiben per E-Mail aus Lexware Office oder lade es herunter und drucke es selbst.
Mahngebühren in Lexware Office
Ein eigenes Feld für die Mahngebühr gibt es nach unseren Recherchen nicht. Du trägst sie von Hand als Position in die Mahnung ein. Eine automatische Berechnung von Verzugszinsen haben wir in der Dokumentation nicht gefunden.
Wo die Mahnfunktion in Lexware Office aufhört
Für einzelne Fälle reicht das. Mit zehn oder zwanzig offenen Rechnungen wird daraus Handarbeit:
- Kein automatischer Versand. Laut Lexware-Hilfe-Center gibt es derzeit keinen automatischen Mahnversand. Jede Stufe löst du selbst aus – und musst daran denken.
- Drei Stufen. Lexware Office beschreibt einen dreistufigen Ablauf. Mehrere freundliche Erinnerungen vor der ersten Mahnung planst du selbst.
- Keine Post, keine SMS. Einen Postversand direkt aus Lexware Office haben wir im Hilfe-Center nicht gefunden; dafür gibt es Partner-Anwendungen. SMS bietet Lexware Office nicht an.
- Gebühr und Zinsen von Hand. Die Mahngebühr trägst du als Position ein, Verzugszinsen rechnest du nach unseren Recherchen selbst aus.
Mahnungen aus Lexware Office automatisch versenden
DunningHero liest deine offenen Rechnungen aus Lexware Office und verschickt Zahlungserinnerungen und Mahnungen nach deinen Regeln. Das gilt auch für Rechnungen, die HERO Software oder ToolTime nach Lexware Office übertragen. Du richtest das einmal ein:
- 1
Lexware Office verbinden
Per OAuth oder API-Key. Kunden, offene und überfällige Rechnungen, Zahlungen und das Original-PDF der Rechnung kommen herüber. Nichts wird doppelt getippt.
- 2
Stufen festlegen
Bis zu sechs Zahlungserinnerungen und drei Mahnstufen, jede mit eigener Wartezeit, eigenem Text und eigenem Kanal. Stufen, die du nicht brauchst, schaltest du ab.
- 3
Gebühren und Zinsen einstellen
Eine Mahngebühr je Mahnstufe, nie auf einer Zahlungserinnerung; voreingestellt sind 5,00 €, den Betrag änderst du je Stufe. Verzugszinsen nach § 288 BGB rechnet DunningHero ab dem Verzugstag, standardmäßig mit dem Satz für Verbraucher, per Einstellung mit dem für Geschäftskunden, und weist sie als eigene Zeile aus.
- 4
Vorschau prüfen
Jede Vorlage kannst du an einer echten Rechnung ansehen, bevor jemand etwas bekommt.
- 5
Versand aktivieren
Der Hauptschalter steht am Anfang auf aus. Erst wenn du ihn einschaltest, geht etwas raus. Ein Klick stoppt alles wieder.
Zahlt dein Kunde, verbuchst du die Zahlung wie gewohnt in Lexware Office. Beim nächsten Abgleich schließt DunningHero den Fall, danach geht nichts mehr raus. Einzelne Rechnungen oder ganze Kunden pausierst du mit Begründung; ausgeschlossene Kunden werden nie gemahnt.
Neben E-Mail kann jede Stufe als Brief rausgehen, den wir drucken, frankieren und versenden, und eine kurze Mahnung per SMS kann sie begleiten. Tarife, Kanäle und Einrichtung im Überblick: Lexware Office Mahnwesen automatisieren. Wie ein automatischer Ablauf grundsätzlich aufgebaut ist, erklärt Mahnprozess automatisieren.
Vergleich: Lexware Office nativ und mit DunningHero
| Funktion | Nativ in Lexware Office | Mit DunningHero |
|---|---|---|
| Auslösen | Jede Stufe von Hand über „Mahnen“ | Nach Zeitplan, an gewählten Wochentagen zur gewählten Uhrzeit |
| Stufen | Drei Mahnstufen mit Standardtexten | Bis zu 6 Zahlungserinnerungen + 3 Mahnstufen |
| Mahngebühr | Als Position von Hand | Je Mahnstufe, automatisch |
| Verzugszinsen | Keine automatische Berechnung gefunden | Nach § 288 BGB, als eigene Zeile |
| Kanäle | E-Mail, Download und Druck | E-Mail, eigener Mailserver, SMS-Hinweis, Brief, Einwurf-Einschreiben |
| Nach Zahlung | Du prüfst selbst, ob noch gemahnt werden muss | Fall schließt beim nächsten Abgleich |
Nicht doppelt mahnen
Mahngebühren, Verzugszinsen und Einschreiben: was gilt
Verzugszinsen betragen nach § 288 BGB 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Geschäften ohne Verbraucher 9 Prozentpunkte. Der Basiszinssatz liegt seit dem 1. Juli 2026 bei 1,52 %. Das ergibt 6,52 % pro Jahr gegenüber Verbrauchern und 10,52 % gegenüber Unternehmen. Von Geschäftskunden kannst du zusätzlich eine Pauschale von 40 € verlangen.
Bei Mahngebühren sind Gerichte streng: Ersetzt werden in der Regel nur die tatsächlichen Kosten, etwa Porto und Papier. Setze die Gebühr deshalb maßvoll an.
Ein Einwurf-Einschreiben dokumentiert, dass der Zusteller den Brief eingeworfen hat. Als Anscheinsbeweis für den Zugang reicht es nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 7. Mai 2026 (2 AZR 184/25) aber nicht mehr.
Vorlage für die 1. Mahnung
Mahnung zur Rechnung [Rechnungsnummer] Sehr geehrte Damen und Herren, unsere Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag] war am [Fälligkeitsdatum] fällig. Bis heute konnten wir keinen Zahlungseingang feststellen. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag zuzüglich der Mahngebühr von [Mahngebühr] bis zum [Frist] auf das unten genannte Konto. Weitere Ansprüche behalten wir uns vor. Sollten Sie die Zahlung inzwischen veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Mit freundlichen Grüßen [Name]